Urlaub beantragen: Digitale Tools sorgen für den Überblick

Urlaub beantragen: Digitale Tools sorgen für den Überblick

Der Urlaub füllt die Energietanks der Arbeitnehmer auf und trägt zur Zufriedenheit bei. Um Chaos beim Antrag zu vermeiden, bietet sich die Hilfe digitaler Tools an.

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Ihr wollt in den Urlaub? Hilfreiche, digitale Tools erleichtern euch die Planung

Die Tage laufen heutzutage alle nach dem gleichen Schema ab. Man steht auf, verrichtet seine Sollzeit auf der Arbeit und lässt den Tag im Eigenheim ausklingen. Und bei durchschnittlich 415,9 verrichteten Arbeitsstunden pro Quartal haben die deutschen Arbeitnehmern wirklich nicht mehr viel Zeit für die eigenen Wünsche und Aktivitäten zur Verfügung. Kein Wunder also, dass der Urlaub bei den meisten Angestellten als absolutes Highlight des Jahres gilt. Das Reiseziel oder die möglichen Freizeitaktivitäten in der Heimatstadt werden oftmals schon Monate im Voraus geplant und die Zeit bis zum heiß ersehnten Urlaub zeichnet sich in der Regel durch Vorfreude und Ungeduld aus.

Da das Unternehmen den personellen Ausfall jedoch kompensieren muss, gestaltet es sich sehr schwer, spontan eine Auszeit anzumelden. In der Regel muss ein Urlaubsantrag gestellt werden, der von der Chefetage genehmigt werden muss. Welche Regelungen in der Bundesrepublik Deutschland herrschen und digitale Tools helfen können, die Urlaubsplanung zu erleichtern, erfahrt ihr im folgenden Artikel.

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Was ist der gesetzliche Urlaubsanspruch in Deutschland?

Die Bundesrepublik Deutschland gesteht den Arbeitnehmern einen gesetzlichen Mindesturlaub zu, der pro Jahr 24 Werktage beträgt. Das bedeutet, dass Angestellte das Recht auf ein Minimum von vier Wochen bezahlten Urlaub haben. Nichtsdestotrotz möchte der Gesetzgeber auch die Unternehmen schützen, weswegen die Mitarbeiter laut BGB eine Willenserklärung abgeben müssen.

Der Angestellte hat demnach mindestens zwei Wochen vor dem gewünschten Urlaubsbeginn offiziell einen Antrag beim Arbeitgeber zu stellen, der genehmigt werden muss. Ob dies in schriftlicher oder mündlicher Form geschieht, ist egal. Es empfiehlt sich allerdings, eine schriftliche Bestätigung auszustellen, um die Vereinbarung schwarz-weiß auf Papier zu besitzen.

Digitale Software erleichtert das Abwesenheitsmanagement

Noch immer gehen Unternehmen stiefmütterlich mit der Urlaubsplanung und dem Abwesenheitsmanagement um. Die Urlaubstage und Krankheitsausfälle werden nicht notiert, wodurch Chaos und Unübersichtlichkeit ausbricht. Anstatt auf ein einheitliches System zu setzen, herrscht eine Zettelwirtschaft oder Termine werden in endlos lange Exceltabellen eingetragen. Infolgedessen verlieren Führungspersonen den Überblick und sind nicht mehr länger in der Lage, eine effiziente Personalplanung vorzunehmen. Es kann zu Unterbesetzungen, Stress und Frust  kommen und die Produktivität des Unternehmens leidet.

Mit der Hilfe eines digitalen Tools können solche Probleme schnell und einfach aus dem Weg geschafft werden. Die Software registriert die verrichteten Arbeitsstunden und führt Buch über die zur Verfügung stehenden Urlaubstage eines jeden Arbeitnehmers. Die gewünschten Fehlzeiten können im Programm frühzeitig markiert werden und im virtuellen Raum direkt genehmigt oder abgelehnt werden.

Ein bekannter Anbieter einer solchen digitalen Lösung ist Papershift. Die firmeneigene Software zeichnet sich durch eine klare und strukturierte Bedienoberfläche aus, was die Handhabung erleichtert. Durch die unzähligen Funktionen kann der Personaleinsatz optimiert werden und der Arbeitsalltag von Arbeitgeber und -nehmer erleichtert werden. Bis zum heutigen Tag konnte Papershift 200.000 Nutzern unter die Arme greifen und zum reibungslosen Ablauf der Urlaubsplanung beitragen.

Wie lange vorher sollte der Urlaub beantragt werden?

Der Gesetzgeber definiert keinen klaren Zeitraum, bis wann ein Urlaubsantrag beim Arbeitgeber eingereicht werden sollte. Tatsächlich stellen die meisten Unternehmen jedoch eigenständig Regeln zur Urlaubsplanung auf. So liegen oftmals Dienstanweisungen vor, die die Vorlaufzeit zur Antragsstellung vorgeben. Es kann sich als hilfreich erweisen, sich mit den Arbeitskollegen abzusprechen, um eine Unterbesetzung zu vermeiden. In manchen Unternehmen gibt es zu bestimmten Zeiten im Jahren sogar Urlaubssperren, da der erhöhte Arbeitsaufwand sonst nicht bewältigt werden kann.

Urlaub beantragen in der Probezeit

Es stimmt nicht, dass man in der Probezeit keinen Anspruch auf Urlaub hat. Die Arbeitnehmer profitieren allerdings in der ersten Zeit im Unternehmen noch nicht von ihrem vollständigen Jahresurlaub. Stattdessen wird pro Monat im Unternehmen ein anteiliger Urlaubsanspruch erhoben.

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